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Gepostet by on Mai 24, 2008 in Firmen, Karriere | 1 Kommentar

Multitasking im Büroalltag

Der Büroalltag ist oft stressig und von vielen Seiten wollen Mitarbeiter , Kunden oder der Chef einen beanspruchen. Doch wie soll das gehen? Multitasking im Büroalltag ist eine schöne Vision, doch nicht in die Praxis übertragbar. Was bedeutet Multitasking? Wikipedia beschreibt es wie folgt: Multitasking (engl. Mehrprozessbetrieb) bezeichnet die Fähigkeit eines Betriebssystems, mehrere Aufgaben (Tasks) nebenläufig auszuführen. Dabei werden die verschiedenen Prozesse in so kurzen Abständen immer abwechselnd aktiviert, dass der Eindruck der Gleichzeitigkeit entsteht.

Ist nun der Mensch das Betriebssystem im Computer, der die Firma darstellt, so könnten wir auch zwei Minuten eine Mail, dann kurze Zeit mit dem Chef ein wichtiges Gespräch führen und danach zwei Minuten dem Kunden am Telefon Support geben. 😉 Und das dann immer abwechselnd. Da wird keiner der Parteien glücklich.

Der Mansch kann gleichzeitig einströmende Ereignisse (Mail kommt an, Chef steht nebenan und möchte was abklären, Telefon klingelt) wahrnehmen, jedoch bewusste Entscheidungen, die ein Nachdenken erfordern, kann er nicht fällen.

Deshalb sollten im Büroalltag so viele Arbeitsunterbrechungen wie möglich vermieden werden. Da wohl nach jeder Unterbrechung sich der Mensch durchschnittlich erstmal mit zwei weiteren Aufgaben beschäftigt, bevor er zu eigentlichen Aufgabe nach etwa 20 min zurückkehrt. Es kennt wohl auch jeder, dass einen solche Unterbrechungen sehr nerven und als Belastung empfunden werden. Das führt dann wiederum zum schlechten Arbeitsklima, das dann natürlich zu schlechter Arbeit führt. Womit der Chef mit Sicherheit nicht zu frieden ist.

Lösung des Problems ist es, komplexe Arbeitsabläufe müssen strukturiert werden, so dass sie nacheinander abgearbeitet werden können. Weitere Beispiele könnten sein, dass nicht jede Mail, die im Postfach landet sofort beantwortet wird, sondern sich ein zwei mal am Tag die Zeit für die Beantwortung der Mails genommen wird. 😉

1 Kommentar

  1. Ich gebe Ihnen Recht. Es ist in der Tat wichtig, seine Ziele im Auge zu behalten und möglichst wenig Ablenkungen zuzulassen. Neulich lass ich in einem Buch den radikalen Hinweis, immer abzuwägen, ob das Neue etwas bringt und wenn nicht, es dann links liegen zu lassen. Das Resultat des beschriebenen Buches war eine 4-Stunden- Woche!